KPI-l põhinevad personali tulemuslikkuse hindamise süsteemid koguvad Venemaal üha enam populaarsust. Selliste mehhanismide peamised eelised seisnevad ettevõtete tegevuse ratsionaalses kajastamises.
KPI: mis see on
KPI (KPIs) on ingliskeelne lühend sõnadest “peamised tulemusnäitajad”, vene keeles nimetatakse seda KPI-deks – põhinäitajad (mõnikord ka parameetrid). Kuid algses võõrkõlanduses kasutatakse seda normina. KPI on süsteem, mis võimaldab hinnata ettevõtte töötajate tulemuslikkust eesmärgi saavutamiseks (strateegilised ja taktikalised).
"Võtmenäitajad" võimaldavad ettevõttel analüüsida oma struktuuri kvaliteeti, potentsiaali probleemide lahendamisel. KPI alusel moodustatakse ka eesmärkide juhtimise süsteem. See on kõige olulisem tegur: kui ei ole märke tulemusnäitajate sihtimisest, siis pole ka “põhinäitajate” suhtes midagi kohaldada. Eesmärkide järgi juhtimine ja KPI on seega kaks omavahel seotud nähtust. Esimene hõlmab ennekõike töötulemuste prognoosimist, aga ka nende tulemuste saavutamise kavandamist.
Kes mõtles välja KPI?
Ajalugu ei anna sellele küsimusele aga ühemõttelist vastustnäete, kuidas maailma juhtkond jõudis KPI-de mõistmiseni, mis need on ja miks need kasulikud on. 19. sajandi lõpus ja 20. sajandi alguses tegi sotsioloog Max Weber kindlaks, et töötajate töö hindamiseks on kaks võimalust: nn "sultan" ja meritokraatlik. Esimese järgi hindas ülemus (“sultan”) omal äranägemisel, kui hästi inimene oma ülesannetega toime tuleb. Ratsionaalne algus mängib siin teisejärgulist rolli, peamine on puht alt emotsionaalne ettekujutus alluva tööst.
Meritokraatlik meetod on see, kui töötulemusi hinnatakse tegelike saavutuste alusel, kaasates objektiivseid mõõtmismehhanisme. Seda lähenemist kohandasid lääneriikide juhtimisteoreetikud ja see kristalliseerus järk-järgult KPI-süsteemiks. Olulist rolli personali töö tulemuslikkuse ratsionaalse hindamise süstematiseerimisel mängisid Peter Druckeri tööd, kes arvatakse muutnud juhtimise teaduslikuks distsipliiniks. Teadlase kontseptsioonid ütlevad otseselt, et eesmärgid on olemas, kuid nende saavutamise määra hinnatakse peamiste tulemusnäitajate kaudu.
KPI eelised
KPI-süsteemi peamine positiivne külg on tööjõu ja ettevõtte kui terviku töö hindamise mehhanismi olemasolu, mis on läbipaistev kõigile ettevõtte töötajatele. See võimaldab ametiasutustel hinnata reaalajas kõigi alluvate struktuuride tegevust, ennustada ülesannete lahendamist ja eesmärkide saavutamist. Järgmine KPI pluss on see, et juhtkonnal on tööriist alluvate töö korrigeerimiseks, kui senised tulemused jäävad mahakavandatust.
Kui näiteks esimesel poolaastal tulemuslikkuse mõõtmisel selgub, et teatud tulemusnäitajad ei ole piisav alt kõrged, siis toimuvad töötoad, mille käigus selgitatakse välja põhjused ja julgustatakse töötajaid järgmise poole aasta pärast paremini töötama. Teine KPI positiivne külg on tagasiside spetsialisti ja juhi vahel. Esimene ei saa mitte ainult juhiseid ja mõnikord näiliselt kallutatud näpunäiteid, vaid ka põhjendatud kommentaare, teine parandab tulemuslikkust, täpsustades alluva tehtud töö vigu ja puudujääke.
KPI miinused
KPI-de (tulemusnäitajate kui selliste) raames tehtud hindamiste tulemusi ei saa päris õigesti tõlgendada ja see on selle süsteemi peamine puudus. Reeglina on sellise probleemi esinemise tõenäosus seda väiksem, mida rohkem tähelepanu pööratakse kriteeriumide kujundamise etapis, kuidas hinnata jõudlusparameetreid. Teine KPI miinus on see, et ettevõtted peavad selle süsteemi rakendamiseks kulutama palju ressursse (reeglina arvutatakse aja, tööjõu ja rahanduse järgi). Me räägime loomulikult õige väljatöötamise taseme tõhususe põhiparameetrite kallal töötamisest. Võimalik, et on vaja läbi viia ulatuslik töötajate ümberõpe: spetsialistid - eesmärgiga muuta ülesandeid ja seega ka töötingimusi, samal ajal kui juhtkond peab omandama uusi alluvate töö hindamise meetodeid. Ettevõte ei pruugi olla valmis andma meeskonnale meisterdamiseks lisaaegauuendused.
KPI rakendamise üksikasjad
Peamine ülesanne KPI-süsteemi juurutamisel (“nullist”) on vältida töötajate negatiivset suhtumist sellesse. Seetõttu peab ettevõtte juhtkond selgelt edastama uuenduste tähenduse ja praktilise kasu igale alluvale, kelle töö tulemuslikkust tuleb hiljem hinnata. Siin on mõnede personalivaldkonna ekspertide arvates parim meetod individuaalne esitlus, selgitus konkreetsete ametikohtade spetsialistidele: KPI-d - mis need on ja miks seda süsteemi ettevõttes rakendada.
Tõhususe parameetrite tingimusteta korraldusega kehtestamine oleks viga, kuid vajalik samm on ettevõtte tippametnike pöördumine. Kui näiteks otsene juht teavitab oma osakonnas alluvaid KPI peatsest rakendamisest, siis peaks seda infot kinnitama ka tegevjuht. Spetsialist peab mõistma, et peamiste tulemusnäitajate süsteem ei ole ülemuse väljamõeldis, vaid kogu ettevõtte strateegilise poliitika element.
Optimaalne ajastus KPI rakendamiseks
Ekspertide seas on levinud arvamus, et KPI näitajad, kui me räägime süsteemist, tuleks juurutada üheaegselt kõigil ettevõtte juhtimistasanditel - tavaspetsialistidest tippjuhtideni. Selle seisukoha järgi ei saa peamiste tulemusnäitajate rakendamise ajastust ajaliselt pikendada: süsteem hakkab kohe tööle. Ainus küsimus on, kuidas optimaalselt valida selle käivitamise hetk. On seisukoht, et piisab teavitamisesttöötajaid KPI alguse kohta umbes kolme kuu pärast. Sellest piisab, et ettevõtte töötajad saaksid uurida oma töö tulemuslikkuse tulevase hindamise spetsiifikat.
Seal on ka tees, et mõnda aega saab KPI töötada paralleelselt eelmise maksesüsteemiga. Sõltuv alt ametiasutuste liberalismi astmest saab töötaja valida, millise skeemi järgi talle palka makstakse. Saate inimest täielikult motiveerida uue KPI järgi töötama boonuste ja lisatasude kaudu, mille saamise tingimused on põhiparameetrites selgelt välja toodud.
KPI-süsteemi loomise etapid
Tegelikult eelneb KPI mehhanismide kasutuselevõtule sellisena mitu ettevalmistustöö etappi. Esiteks on see periood, mis on seotud ettevõttele seatavate strateegiliste eesmärkide sõnastamisega. Sama tööetapi raames on üldkontseptsioon jagatud taktikalisteks valdkondadeks, mille efektiivsust tahetakse mõõta. Teiseks on see peamiste tulemusnäitajate väljatöötamine, nende olemuse määratlemine. Kolmandaks on see töö süsteemi rakendamisega seotud ametlike volituste jaotamisel, nii et iga vastutav isik esitab küsimuse nagu "KPI-d - mis need on?"
Seega määratakse kõik näitajad ettevõtte konkreetsetele isikutele (osakondadele). Neljandaks, praegused äriprotsessid võivad vajada kohandamist (kui uuendatud strateegia seda nõuab). Viiendaks on see uue motivatsioonisüsteemi väljatöötaminetöötajaid, luues värsketel kriteeriumidel põhinevad palgavalemid. Pärast kõigi määratud protseduuride täitmist saate KPI-süsteemi käivitada.
KPI nõuded
Nagu eespool mainitud, on KPI-d peamised tulemusnäitajad, mis on ettevõtte eesmärkidega lahutamatult seotud. KPI-süsteemi põhinõue on sihtimise arendamise kvaliteet. Eesmärke saab kujundada erinevate põhimõtete järgi, kuid personalikeskkonnas on üks populaarsemaid kontseptsioon SMART. Tähendab "konkreetne" (spetsiifiline), "mõõdetav" (mõõdetav), "saavutav" (saavutatav), "tulemuse seisukoh alt asjakohane" (asjakohane), "ajaline" (ajaliselt piiratud) ja sellest tulenev alt välja töötatud ja kvaliteetsed KPI-d.
Näited eesmärkidest, mis vastavad neile kriteeriumidele: "avada esimeses kvartalis linnas (asjakohane) nii palju (mõõdetavaid) müügikohti (konkreetne) (ajaliselt piiratud)" või "müüa nii palju lennupileteid sellistele ja selline riik kolme nädalaga. Iga eesmärk tuleks jagada ülesanneteks, mis omakorda taandatakse isiklike KPI-de tasemele (töötajate või osakondade jaoks). Mõnede ekspertide sõnul on optimaalne arv 6-8.
KPI automatiseerimine
Üks KPI eduka rakendamise tegureid on tehnoloogiline infrastruktuur. Kuna peamised jõudlusnäitajad on ratsionaalsete näitajate kogum, saab arvuti nendega väga hästi hakkama. KPI-de haldamiseks on palju tarkvaralahendusi. Selliste distributsioonide võimalused on üsna ulatuslikud. Esiteks on see mugavteabe esitamine (graafikute, analüütika, dokumentatsiooni kujul) KPI-dega seotud protsesside kohta. Mida see annab? Peamiselt andmete tajumise ühtsus, mis vähendab numbrite valesti tõlgendamise tõenäosust. Teiseks on see tulemusnäitajate kogumise ja arvutamise automatiseerimine. Kolmandaks on see mitmedimensiooniline (väga suurte arvude mahuga) analüüs, mida ilma programmita inimesel on raske teostada. Neljandaks (võrguinfrastruktuuri olemasolul) on see teabevahetus üksikute töötajate vahel ja tagasisidekanalite loomine "boss-alluv".
