Enamik tavakasutajaid töötab e-postiga otse saidil. Selle pakutavatest funktsioonidest piisab meilide loomiseks ja vastuvõtmiseks. Aga mis siis, kui teil on vaja saata sama kiri suurele hulgale inimestele, teil on vaja saata kindel sõnum kindlal ajal, jätkata kirjade saatmist ilma inimese osaluseta, kui ta puhkusel rannas peesitab? Sellistel juhtudel tulevad appi kõikvõimalikud automaatpostituse programmid ja teenused. Need erinevad funktsionaalsuse, tasuliste / tasuta, tööomaduste ja paljude muude tegurite poolest, kuid neid ühendab see, et nad ei vaja töötamiseks pidevat inimese kohalolekut. E-kirju saab saata 24 tundi ööpäevas erinevate reguleeritavate intervallidega.
Miks me vajame uudiskirju?
Arvamus, et veebisait on peamine ja tõhusaim turundustööriist, ei vasta tõele. Suurem osa toote või teenuse ostjaid korragaveebilehe külastamine pole veel ostuotsuse tegemiseks valmis. Põhjused võivad olla erinevad ja mitte viimasel kohal on banaalne unustamine. Kliendid lihts alt ei mäleta, et oleksid näinud midagi, mis nende tähelepanu köitis. Mõnele potentsiaalsele ostjale tuleb end korduv alt meelde tuletada, kuni nad lõpuks ostu sooritavad. Ja automaatne välja saadetud e-kiri toimib sellise meeldetuletusena.
E-posti klientide ja teenuste võimalused
Kirjavahetuse automaatseks saatmiseks, nii tasuliseks kui ka tasuta, on palju programme ja teenuseid. Nende funktsionaalsus ei piirdu inimese sekkumiseta kirjade saatmisega, nende võimalused on palju laiemad:
- Enne masspostitamist saab kirjade tõhusust testida valitud kasutajarühma peal, uurides nende kirjade saatmise ja kättetoimetamise statistikat, klientide aktiivsust pärast nende kättesaamist.
- Teenused võimaldavad teil tellijate loendit regulaarselt värskendada, töödeldes teenuseteateid tarnevigade kohta. Seega ei raisata süsteemiressursse asjatutele kirjadele aadressidele, mida enam ei eksisteeri.
- Statistilised andmed e-kirjades olevate linkide klõpsude kohta aitavad hinnata reklaamikampaania tõhusust.
- Sisseehitatud tehnoloogia tellijate asukoha määramiseks võimaldab teil valida postitamiseks kirju geograafia põhjal.
- Kirjade saatmise baasi saab täiendada erinevatel automaatsetel viisidel, näiteks skaneerimisegasaidid veebis.
Kirjadele on konfigureeritud ka automaatvastused. See on kasulik näiteks lahkumisel. Kirjutanule saab teatada, et kiri on kätte saadud, kuid sellele vastatakse mõne aja pärast tagasisaatmisel. Kui meiliaadress on muutunud, siis on vanale aadressile saadetud kirjade saamine väga lihtne – lihts alt seadista edastamine. Kuidas aga teavitada kõiki kirjutajaid, et vana aadress pole enam asjakohane ja järgmine kord on parem kirjutada otse teisele? Ja automaatne kirjutamine aitab selles.
Sellistel programmidel on tavaliselt tüüpilised tähemallid, mida saab hõlpsasti vastav alt oma vajadustele muuta. Tänu kõigele sellele võimaldab automaatne postitamine reklaamida kaupu ja teenuseid, kulutades reklaamile, kirjavahetuse töötlemisele ja analüüsimisele minimaalselt aega ja raha.
Mida saata?
Kõige populaarsemad kirjad on tervitused (näiteks pärast ressursis registreerumist) ja tänusõnad (näiteks täiusliku tellimuse või pikaajalise koostöö eest ettevõttega).
Tervitused on enimloetud kirjad. Inimesed on harjunud neid nägema, enamik neist avab need kasuliku või huvitava teabe otsimiseks.
Tänukirjad võivad sisaldada teavet tellimuse, tarneviisi, erinevate kampaaniate ja püsiklientide allahindluste kohta. Kõik see tõmbab inimesi ligi ja selliseid kirju reeglina ka loetakse või vähem alt vaadatakse juhuslikult läbi.
Automaatne kirjutamine saabpakkuda tooteid, mis on seotud nendega, mille inimene on ostnud või millest ta oli huvitatud. Kirjad võimaldavad teil õnnitleda näiteks sünnipäeva puhul, tehes individuaalse soodsa pakkumise.
Keeruliste kliendiprobleemidega töötamiseks on loomulikult juba vaja spetsialiste. Kuid lihtsamaid probleeme saab tänu automaatsetele kirjadele lahendada ööpäevaringselt ja iga päev, kui kasutajad seda vajavad.
Kõigi erinevate programmide ja teenuste hulgast on Microsofti Outlooki programm hästi tuntud, nii et selle näitel kaalutakse ka meililistide loomise, automaatsete vastuste ja teatud kirjade teistele aadressidele edastamise meetodeid.
Uudiskiri
Suurele inimrühmale kirja saatmiseks ei ole vaja neid iga kord käsitsi meililisti lisada. Selleks saate luua meililisti. Programmi vahekaardil "Peamine" peate valima üksuse "Loo kontaktirühm", seejärel määrama selle grupi nime ja lisama sellesse liikmeid. Osalejate nimekirja ja grupi nime vajadusel muudetakse või kustutatakse täielikult. Sama kontakti saab kaasata meelevaldselt suurele hulgale kasutajagruppidele, kuhu automaatpostitus teostatakse. See säästab palju aega.
Automaatne kirjutamine: kuidas seda teha
Mõnikord on vaja saata automaatkiri rangelt määratletud ajal ja saatja enda puudumisel arvuti juures. Meilide automaatne saatmine Outlookis võimaldab teil just seda teha. Peaksite kirjutama tavalise kirjamanustage sellele soovitud failid, määrake adressaadid või meililist ja minge seejärel menüü jaotisesse "Valikud". Edasi selles jaotises valitakse üksus "Tarneviivitusega" ja seejärel - "Ära tarni kuni". Seejärel konfigureeritakse kõik vajalikud parameetrid, sealhulgas kirja saatmise kuupäev ja kellaaeg, kättetoimetamise ja lugemisteatiste olemasolu või puudumine jne.
Pärast kõigi vajalike andmete täpsustamist saatke e-kiri. See salvestatakse saadetud kirjade kausta, kuid tegelikult läheb see adressaadile alles määratud päeval ja kellaajal. Oluline on, et sel ajal oleks arvuti sisse lülitatud, programm töötaks selles ja oleks olemas ka internetiühendus. Kui neid tingimusi ei loodud õigel ajal, siis toimub kirjade automaatne saatmine hetkel, mil need lõpuks täidetud on. See pole eriti mugav, kuid te ei saa sellega midagi teha.
Outlooki meilide automaatne edastamine
Esimeselt adressaadilt teistele kirjade saatmiseks on kaks võimalust – edastamine ja ümbersuunamine. Edastatud kirjad eristuvad lühendi FW olemasolust teemas ja adressaat näeb, milliselt aadressilt kiri algselt saadeti ja milliselt talle hiljem edasi saadeti. Ümbersuunamine pole adressaadile märgatav, ta näeb kirja sellisena, mille on saatnud esimene saatja.
Edastamise juhtimine
Saate seadistada absoluutselt kõigi sõnumite edastamise või luua reeglid, mis reguleerivad, mida ja millal edastada. Sel juhul salvestatakse edastatud sõnumid kausta"Postkast". Programm analüüsib saadetud kirja ja kui see vastab reeglites toodud tingimustele, siis sooritab selle reegliga määratud toimingu. See võib olla mitte ainult kirjade automaatne edastamine või neile vastamine, vaid ka selle nihutamine kindlasse kausta, st sorteerimine, kustutamine jne.
Sissetuleva kirjavahetuse töötlemise reeglite loomiseks peate programmi põhivahekaardil valima üksuse "reeglid". Lisaks on menüüs "halda reegleid ja hoiatusi" vastuvõetud kirjade töötlemise algoritmid juba otse konfigureeritud.
Edasta Keela
Mõnda e-kirja ei saa edastada – see juhtub siis, kui saatja on nende saadetud kirjadele kaitsnud, takistades adressaadil seda teavet kellegi teisega jagada. Sellise piirangu eemaldab ainult saatja, saaja ei saa seda mingil viisil teha.
Ka ettevõtetes saab süsteemiadministraator kehtestada oma reeglid, mis piiravad või keelavad kirjade täielikku edastamist väljaspool ettevõtte võrku ja mõnikord isegi selle sees. Seda tehakse ettevõtte teabe kaitsmiseks.
Automaatvastused
Kui adressaat puudub töölähetuse, puhkuse, haiguse või mõnel muul põhjusel, saab seadistada kirjadele automaatsed vastamised. Kui post asub ettevõtte postiteenuses, siis saate luua erinevaid vastuseid ka ettevõtte teistelt töötajatelt tulevatele kirjadele ja väljastpoolt saabuvatele kirjadele.
Selle funktsiooni lubamiseks valige programmimenüü jaotises "Fail" üksus "Automaatvastused", kus peate valima "Automaatvastuste saatmine". Selles jaotises kirjutatakse kirjade tekst ja on märgitud periood, mille jooksul need vastused saadetakse. Kui kasutaja on võrgus enne selle perioodi lõppu, palutakse tal funktsioon keelata.
Automaatvastuste kehtivusajal saate määrata kirjade töötlemise reeglid, näiteks edastada need teistele ettevõtte töötajatele, kes suudavad tekkinud probleeme lahendada jne.
Programmis on saadaval üksikasjalik abi, samuti tööriistanäpunäited, mis aitavad vältida sellega töötamisel levinud vigu.
