E-post on paberkirjade ees paljude eeliste tõttu juba ammu muutunud üheks peamiseks suhtlusviisiks. Kuid nagu paljudel muudel tehnoloogilistel uuendustel, on ka seda tüüpi suhtlusel oma reeglid. Hoolimata asjaolust, et Interneti-posti kaudu suhtlemisest on saanud paljude eluvaldkondade lahutamatu osa, ei suuda enamik kasutajaid vastata küsimusele, millised on meili komponendid.
E-posti struktuur kasutaja vaatenurgast
E-kirjad on nii sarnased kui ka väga erinevad vanemale põlvkonnale tuttavatest paberkirjadest. Kuid olenemata meiliteenusest on meili struktuur alati sama. Loetleme meili komponendid, kirjeldades neid lühid alt:
- Välja "Kuni". See väli sisaldab adressaadi aadressi. Kui adressaate on mitu, eraldage need semikooloniga.
- Välja "Teema". Paljudes postiteenustes peetakse seda kohustuslikuks. Ja kasutajatel on tähte lihtsam leida, kui teema on selles õigesti märgitud.
- Kirja sisu. Meili sisu sisaldab põhiteksti.
Varjatud meilikomponendid
Oleme vaadanud kirja nähtavat struktuuri. Kuid lisaks palja silmaga nähtavatele elementidele saab meili komponentidele omistada ka järgmised väljad:
- kellelt (see väli täidetakse automaatselt);
- koopia (lisaks põhiadressaadile saadetakse kirja koopia kellelegi teisele);
- pimekoopia (kasutatakse juhul, kui on vaja saata kirja koopia peaadressaati teavitamata);
- manused.
E-posti komponendid tehnilisest vaatenurgast
Tehnilisest vaatenurgast sisaldab iga meil ka järgmisi komponente:
- Päised või, nagu neid ka nimetatakse, SMTP-protokolli ümbrikud. Need päised võivad, aga ei pruugi, sisalduda meili sisus. See tähendab, et on võimalik olukord, kus meiliserveril on rohkem teavet, kui on kirjas märgitud. Päis sisaldab saatja, saajate ja saatva hosti aadresse.
- Sõnum ise, mis on SMTP-protokollide keelesnimega Andmed. See omakorda jaguneb järgmisteks osadeks:
- kirja päis – analoogselt paberpostiga sisaldab see andmeid postiserverite kohta, mida kiri läbis, ja muud teavet;
- kirja sisu – kirja enda tekst.
E-posti struktuur ärikirjade jaoks
Kui seni oleme rääkinud meili ülesehitusest tehnilisest vaatenurgast, siis nüüd vaatame ärikirjavahetuseks hästi kirjutatud meili elemente, sest iga endast lugupidav ettevõte püüab seda järgida üldtunnustatud suhtlusstandarditega.
Kuigi on olemas suur hulk erinevaid elektrooniliste sõnumite klassifikatsioone, on need kujundusstruktuuri järgi jagatud kahte rühma. Esimene rühm on suhtluskirjad, neid kasutatakse töö käigus. Teine on kokkuleppekirjad: sõnumid, mis võtavad koosolekust kokku, näitavad tööde lõpetamise tähtaegu ja muid olulisi aspekte, et selgitada mõlem alt poolelt nõutavaid toiminguid.
Loetleme igat tüüpi e-kirjade komponendid eraldi.
Kirjasuhtlus
Selle struktuur peab sisaldama:
- Meili teema. Sellel väljal on kõige parem märkida täpselt see, mida te võõrustaj alt ootate, näiteks kokku leppida kohtumisaeg, kaaluda küsimuste loend jne.
- Tervitused. Isegi kui kiri on plaanis saata mitmele inimesele,ärisuhtluse eetika eeldab adressaatide kohustuslikku tervitamist.
- Sõnumi sisu. Meili tegelik tekst, mis kirjeldab taotlust võimalikult täpselt.
- Ettevõtte allkiri. Punkt, mille paljud unustavad. Korrektselt koostatud allkirjamall sisaldab autori täisnime ja ametikohta, tema kontaktandmeid (telefoninumber, lingid ettevõtte kodulehele, email jne). Allkiri võib olenev alt organisatsiooni vastuvõetud reeglitest ja määrustest erineda.
- Väljad "To" ja "Cc". Need on loetletud põhjusega viimasena – täites need viimasena, välistate lõpetamata või kinnitamata sõnumi saatmise.
Lepingukiri
Nagu eespool mainitud, kasutatakse seda tüüpi elektroonilist sõnumit koosoleku tulemuste kokkuvõtmiseks, mõlema poole tegevuskavade näitamiseks ja tähtaegade kindlaksmääramiseks. Sellised kirjad on omamoodi koosolekute "protokoll" ja võimaldavad mugav alt infot struktureerida. Seda tüüpi kiri on ehitatud vastav alt plaanile:
- Tervitused. Kui kirjas kokkuvõetud koosolekul osalejate arv oli väike, võite loetleda kõik nimede järgi või kasutada üldistatud tervitustüüpi.
- Korrake koosoleku eesmärki, mille tulemused on kirjas kokku võetud.
- Kohtumisel arutlusel olnud küsimuste loetelu. Iga numbri juures on märgitud kokkulepped, otsused ja elluviimise tähtajad.
- Loend probleemidest, mis ei vaja kiiret lahendamist, kuid mida ei tohiks tähelepanuta jätta.
- Koosolekul osalejate arvamuse selgitamine - kas kõike arvestatakse?
- Malli allkiri.
